Si l'espèce est absente, il y a deux possibilités : soit l'espèce n'a pas été débloquée, soit l'espèce n'a pas été répertoriée et n'est pas dans la liste d'espèces de Orchisauvage. Dans un cas comme dans l'autre, il vous faut envoyer un mail aux administrateurs, à l'adresse : contact-orchisauvage@sfo-asso.com, où vous pourrez leur indiquer le nom de l'espèce absente du menu déroulant. Une réponse vous sera faite dans laquelle vous sera indiqué si votre demande peut être satisfaite. Une trentaine de nouvelles espèces sont disponibles à la saisie depuis début 2018. Dans tous les cas, n'hésitez pas à nous faire part de vos remarques et de vos questions.

Orchisauvage ne permet pas de saisir directement des observations de plantes hybrides, pour les porter cependant à la connaissance de la communauté des orchidophiles, il suffit d'assigner votre pointage à l'un des deux parents et de mentionner la présence d'hybrides dans dans vos remarques (ex. 3 hybrides O. militaris x purpurea). Si vous joignez des photos d'hybrides à vos observations, mentionnez-le également dans vos remarques pour que les vérificateurs puissent le prendre en compte.

La conservation des orchidées sauvages est une priorité pour la Société Française d'Orchidophilie. Pour cela, une meilleure connaissance de leur statut sera obtenue grâce aux données collectées tout en assurant une protection des espèces et de leurs milieux en ne permettant pas un accès à la localisation (trop) précise de l'espèce en consultation. Le site a aussi été conçu pour permettre une protection des données des espèces d'orchidées notamment rares et/ou menacées. L'observateur peut protéger ses observations de manière totale (observation non visible sur le site) ou partielle (remarque protégée). Les espèces les plus menacées sont totalement masquées. Certaines espèces peuvent être masquées spécifiquement dans une zone donnée où leur situation serait identifiée comme sensible. Les visiteurs et utilisateurs du site ne peuvent jamais voir la localisation précise des observations des autres contributeurs, la précision maximale étant celle de la commune. Les conditions générales d'utilisation et la charte de l'orchidophile fournissent des informations complémentaires sur les droits et devoirs des différents acteurs.

Lors de l'insertion d'une observation, il est possible d'ajouter une photographie en cliquant sur le bouton correspondant en bas de l'écran de saisie. Néanmoins, il est nécessaire de redimensionner vos photographies pour qu'elles puissent apparaître sur orchisauvage (au maximum 450 pixels de côté). Cette opération se fait automatiquement si vous utilisez l'application NaturaList

- vous pouvez cliquer sur le symbole "i" qui se trouve à côté des observations dans l'onglet "Nouvelles observations".

Pour avoir accès à ces restitutions, cliquer sur l'onglet " Consultation multicritères " => " formatage du résultat ". 4 types de restitutions sont disponibles : des listes et synthèses, un module d'export, des graphiques sous forme d'histogrammes, et une carte de répartition nationale (" photo aérienne", "carte du relief", "carte administrative"). Les listes permettent d'ouvrir une page de résumé dans laquelle sont indiqués les détails des observations selon les critères précédemment choisis ( se reporter à " Comment accéder aux archives ? "). Dans le cas des listes d'espèces, il est plus intéressant de les créer sur une commune précise. Dans le cas de la "synthèse", un résumé des observations est créé pour UN jour précis. Les graphiques sous forme d'histogrammes présentent le nombre d'observations en fonction du temps ou de l'altitude. Enfin la "photo satellite" génère une carte de répartition nationale.

Dans un premier temps, il faut avoir le droit d'accéder aux archives. Ce droit est accordé à toutes les personnes participant significativement à Orchisauvage, le seuil, modeste, était fixé initialement à 5 observations par mois depuis la date d'inscription et a été abaissé à 2. Il concerne toutes les observations non "protégées" par l'observateur ou directement par Orchisauvage (voir liste dans la rubrique Information). L'accès à la localisation précise n'est toutefois disponible que pour vos observations personnelles. Pour accéder aux archives, il suffit de cliquer sur l'onglet " Consultation multicritères". A partir de là, vous pouvez choisir la période qui vous intéresse, le ou les lieux, la ou les espèces etc. Ainsi, l'ensemble des données, selon vos critères et la période définie, apparait sous forme d'une page de synthèse. Vous pouvez aussi éditer une carte ou quelques histogrammes élémentaires.

Beaucoup d'inscrits sur Orchisauvage se trouvent associés à la ville d'Arles. La carte de situation s'ouvre donc à Arles dans les Bouches-du-Rhône, ce qui peut être quelque peu éloigné de leur zone de prédilection... Cela résulte fréquemment du fait que ces utilisateurs avaient déjà un compte dans le réseau Visionature sans que leur adresse soit complètement remplie (adresse, commune, département) ou bien, moins fréquemment, qu'ils n'ont pas répondu oui à la question "je vis dans la zone couverte par la base de données". Pour y remédier, il suffit de vérifier et de compléter son adresse dans le site de leur inscription d'origine du réseau Visionature et de répondre oui à la question de l'endroit ou vous vivez. Par contre, les utilisateurs non résidents en France métropolitaine devront répondre logiquement non à la question, faute de quoi il ne pourront s'inscrire avec leur adresse étrangère.